¿Cómo escribir en entornos profesionales?

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¿Cómo escribir en entornos profesionales?

Escoged cualquier día laborable al azar e intentar cuantificar los textos que se escriben desde vuestra empresa: correos electrónicos, ofertas, artículos para el blog, comunicados internos, entradas para Facebook, tweets, informes, notas de prensa, boletines, etc. Y la lista podría continuar. Ahora pensad en el público a quién va dirigido cada uno de los escritos anteriores, en el canal y el tono que utilizaríais; de seguida os daréis cuenta de que el lenguaje y el registro deberá cambiar en cada caso.

Es evidente que la escritura es la principal herramienta de comunicación que tienen las empresas. Cuando una organización escribe bien repercute positivamente en su imagen, transmite confianza y seguridad; cualidades imprescindibles para conseguir la fidelidad del cliente. Pero, además, a nivel interno, escribir bien también da beneficios: disminuyen los conflictos en la comunicación escrita y los mensajes son más claros y eficientes.

Ahora bien, ¿qué se debe tener en cuenta para escribir bien en entornos profesionales?

1. Adaptar el contenido según el canal y el interlocutor. Cuando escribimos un tweet no podemos usar el mismo tono que cuando escribimos una oferta para un cliente. El tono y el lenguaje deben adaptarse, ya que son la clave de la buena comunicación.

2. Seleccionar y ordenar bien las ideas. Ser capaz de escribir de manera eficaz y clara cualquier mensaje: sin redundancias ni ambigüedades.

3. Encontrar el equilibio entre el estilo de la empresa y el personal. Las empresas deberían tener una guía de estilo para ayudar a los empleados a escribir según el tono que quieran transmitir; y a la vez, que permita a los trabajadores escribir sin perder su personalidad dentro de la empresa. En definitiva: conseguir un equilibrio donde las dos partes se encuentren cómodas.

4. Empatía. Aprender a incorporar la empatía en los escritos, hará que nos avancemos a posibles preguntas de nuestros interlocutores y con ello escribir un mensaje más eficiente. También ayudará a evitar los conflictos en la comunicación escrita.

5. El papel de la revisión para evitar problemas. Si se incorpora la revisión como una parte más de la escritura, nuestros textos mejorarán.

6. Saber cómo afrontar conflictos en la comunicación escrita. Cualquier empresa debe conocer y aplicar las mejores técnicas para resolver los conflictos en materia escrita.

7. Confianza en la escritura. Cuando las personas tienen confianza en su escritura, los textos ganan en espontaneidad, frescura y claridad.

Aunque son muchos los factores a considerar para conseguir un buen texto, es importante saber que la única manera de mejorar en nuestra escritura es con la práctica: escribiendo. Y también fijándonos, es decir, adoptar una actitud consciente cuando escribimos.

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